Terms and conditions

1. Purpose

The purpose of these general conditions (hereafter: the “General Conditions”) is to define the conditions under which the company EKOFILES, SAS registered with the RCS of Paris under the number 895253003, whose head office is located at 27, Rue de Lisbonne 75008 Paris (hereinafter: “Ekofiles”) provides companies and other entities (hereinafter: the “Customers”) with the distribution of payslips digitally to employees, approval, monitoring of leave and the management of the schedule (hereafter: the “Services”) through the website www.ekofiles.com (hereafter: the “Site”) and the account in the name of the Client necessary for the use of the Services (hereinafter: the “Customer Account”), as well as to define the rights and obligations of the parties
in this context.

They are accessible at any time at the bottom of the website page.

The General Conditions express the entire agreement of the parties. They may be supplemented by conditions of use specific to certain Services or certain Customers. The special conditions of use constitute, with the General Conditions, an inseparable contractual whole (hereinafter: the “Contract”).

Acceptance of the General Conditions

L’accord donné par le Client, selon les modalités requises par Ekofiles, entraîne son acceptation des présentes Conditions Générales. Cette acceptation ne peut être que pleine et entière. Toute adhésion sous réserve est considérée comme nulle et non avenue. Le Client qui n’accepte pas d’être lié par les présentes Conditions Générales ne doit pas accéder au Site ni ouvrir de Compte Client ni utiliser les Services.

3. Accès aux Services

3.1 Ouverture du Compte Client

L’utilisation des Services nécessite l’ouverture préalable du Compte Client sur le Site Ekofiles.com.

3.2 Accès des Utilisateurs aux Services

Lorsque le Compte Client est ouvert, il appartient au Client d’ouvrir des sous-comptes d’accès pour ses Établissements (ci-après : les « Comptes Etablissements »), rattachés au Compte Client. Il lui appartient également de sélectionner, pour chacun de ces Établissements, les utilisateurs qui auront accès aux Services (ci-après : les « Utilisateurs ») et de leur adresser une invitation avec laquelle ils pourront créer leurs identifiants de connexion personnels.

Les Utilisateurs sont répartis en différente catégories :

• Un administrateur référent du Compte Client et des Comptes Établissements (ci-après : « l’Administrateur ») ;
• Le responsable de la gestion opérationnelle d’un ou de plusieurs établissements avec implication dans la gestion des employés (ci-après : « Master ») ;
• L’utilisateur ayant accès aux fiches de paies, avec possibilité de faire des demandes de congés et de disponibilités par défaut (ci-après : « Employé ») ;

Le Client est seul responsable de l’inscription des Utilisateurs sur les Comptes Établissements correspondants, de leur affectation dans l’une des catégories visées ci-dessus, ainsi que de l’exactitude et de la véracité des informations devant être renseignées par les Utilisateurs.

Lorsque leur inscription est validée, les Utilisateurs accèdent à leur espace personnel qui leur permet de gérer leur utilisation des Services, selon leur statut.

L’accès aux Services est réalisé sans installation préalable sur les postes des Utilisateurs.

Une documentation technique relative à l’utilisation des Services est mise à la disposition des Utilisateurs, sur le Compte Client.

3.3 Usage personnel des Services

Les Services sont réservés exclusivement aux Utilisateurs sélectionnés préalablement par le Client et inscrits par lui.

Le Client s’engage à veiller à ce que les Utilisateurs ne permettent à aucun tiers d’utiliser les Services à leur place ou pour leur compte, sauf à en supporter l’entière responsabilité. Il est seul responsable du maintien de la confidentialité des identifiants de connexion des Utilisateurs.

Le Client prendra seul toutes mesures qu’il jugera nécessaires en cas d’utilisation des comptes des Utilisateurs à leur insu par un tiers.

Le Client devra par ailleurs contacter immédiatement Ekofiles, s’il constate que le Compte Client ou un ou plusieurs des Comptes Établissements ont été utilisés à son insu. Il reconnaît à Ekofiles le droit de prendre toutes mesures appropriées en pareil cas.

4. Description des Services

Les Services suivants peuvent être fournis par Ekofiles au Client, en tout ou partie, sous une forme et selon les fonctionnalités et moyens techniques que Ekofiles juge les plus appropriés. Ekofiles concède au Client une licence d’utilisation des Services, tels que définis ci-après, en mode SaaS (Software as a Service).

Mise à disposition d’une solution de gestion des bulletins de paie, suivie et demandes de congés ainsi que des plannings Ekofiles met à la disposition du Client une solution logicielle (ci-après : la « Solution »), destinée à faciliter la distribution des bulletins de paie, le suivie et demandes des congés payés, la préparation, l’organisation et le suivi de plans d’intervention des membres d’une équipe (ci-après : les « Plannings »).

5. Maintenance et support technique

5.1 Maintenance corrective

Ekofiles s’engage à assurer, pendant la durée du Contrat, la maintenance corrective de la Solution, entendue comme le diagnostic et la correction de tout bogue ou dysfonctionnement reproductible diminuant ou empêchant l’utilisation des Services (ci-après : les « Anomalies »).

Les Anomalies se répartissent en trois catégories :

• « Anomalie Critique » : Anomalie rendant impossible l’utilisation totale de la Plate-forme ;
• « Anomalie Majeure » : Anomalie diminuant l’utilisation de la Plate-forme en empêchant l’utilisation de certaines fonctionnalités essentielles ;
• « Anomalie Mineure » : toute Anomalie mettant le Client dans l’impossibilité d’utiliser une ou plusieurs fonctionnalités non essentielles de la Plate-forme.

Le Client s’engage à déclarer à Ekofiles toute Anomalie, non imputable à une mauvaise utilisation de la Solution.

Le Client s’engage à décrire le plus précisément possible la ou les difficultés rencontrées et les circonstances dans lesquelles elle(s) est (sont) intervenue(s).

Ekofiles procédera au diagnostic de l’Anomalie, sur la base des seules indications fournies par le Client dans la remontée d’incident. Elle vérifiera notamment si l’Anomalie signalée a pour origine la Solution.

Si Ekofiles constate que l’Anomalie n’a pas pour origine la Solution ou les Services, elle en informera le Client sans délai. Dans le cas contraire, le diagnostic indiquera au Client le plan d’action, les moyens et les délais nécessaires pour corriger l’Anomalie.

5.2 Maintenance évolutive

Ekofiles fournit au Client des prestations de maintenance évolutive de la Solution, entendue comme la mise à disposition de toute nouvelle mise à jour, désignant la compilation de corrections d’Anomalies et les améliorations apportées à la Solution en rapport avec son ergonomie, sa rapidité d’exécution ou son efficacité.

Ekofiles détermine seule le nombre de mises à jour qu’elle délivre pendant la durée du Contrat.

Ekofiles peut décider de ne fournir aucune mise à jour pendant la durée du Contrat. Les mises à jour pourront être effectuées automatiquement et sans information préalable, ce que le Client reconnaît et accepte expressément.

Le Client reconnaît et accepte expressément que l’installation de toute nouvelle version de la Solution, entendue comme le développement de nouvelles fonctionnalités, n’est pas incluse dans le Service de maintenance évolutive et devra faire l’objet d’une nouvelle commande.

5.3 Support technique

En dehors des Services de maintenance corrective et évolutive, et pour toute question liée à l’utilisation des Services, Ekofiles offre au Client un support technique consistant en une assistance et un conseil.

Le support technique est accessible via la messagerie.

En fonction du besoin identifié, Ekofiles estimera le délai de sa réponse et la nature de celle-ci et en tiendra informé le Client.

5.6 Hébergement

Sous réserve des stipulations de l’article 5.2 des présentes Conditions Générales, Ekofiles s’engage à assurer, dans les termes d’une obligation de moyens, l’hébergement de la Solution et des Services, ainsi que des données produites par les utilisateurs.

Dans ce cadre, Ekofiles s’engage à fournir au Client des capacités de stockage et de traitement suffisantes pour utiliser les Services, conformément aux usages de la profession et à l’état de l’art.

Ekofiles s’engage à mettre en œuvre l’ensemble des moyens techniques, conformes à l’état de l’art, nécessaires pour assurer la sécurité et l’accès aux Services, portant sur la protection et la surveillance des infrastructures, le contrôle de l’accès physique et/ou immatériel auxdites infrastructures, ainsi que sur la mise en œuvre des mesures de détection, de prévention et de récupération pour protéger les serveurs d’actes malveillants.

Ekofiles s’engage également à prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements automatisés de données mis en œuvre pour les besoins des Services, pour préserver la sécurité des données, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Ekofiles s’engage à assurer la permanence, la continuité et la qualité de l’accès aux Services et de l’exploitation de la Solution. A ce titre, Ekofiles fera ses meilleurs efforts pour maintenir un accès aux Services 24h/24h et 7j/7j et garantit la disponibilité des Services à 98%, sauf cas de force majeure.

En cas de nécessité, Ekofiles se réserve la possibilité de limiter ou de suspendre l’accès aux Services pour procéder à toute opération de maintenance de la Solution.

En cas de panne hardware et/ou logicielle de ses équipements, Ekofiles s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires au rétablissement de l’accès aux Services dans les plus brefs délais et à ses frais.

6. Conditions financières

6.1 Prix et paiement des Services

En contrepartie de la fourniture des Services, le Client s’engage à payer à Ekofiles le prix convenu.

Le prix des Services est dû par le Client au commencement de chaque période d’abonnement.

Le barème de prix des Services peut être révisé à tout moment par Ekofiles, après information écrite préalable du Client par tout moyen. Le Client dispose alors d’un délai d’un (1) mois pour dénoncer le Contrat. Si le Client ne dénonce pas le Contrat dans ce délai, le nouveau barème de prix sera applicable à compter de la première échéance (annuelle ou mensuelle) suivant ce délai de 30 jours.

Pour les nouveaux Clients, les prix modifiés des Services seront automatiquement applicables pour toute commande postérieure à la date indiquée sur le nouveau barème.

Les Services font l’objet de factures par périodes d’abonnement, adressées par Ekofiles au Client par tout moyen utile.

Aux fins du paiement des Services, Ekofiles demande aux clients d’enregistrer leur carte bancaire pour l’utilisation du service.

6.2 Retards et incidents de paiement

Le Client est informé et accepte expressément que tout retard de paiement de tout ou partie d’une somme due à son échéance entraînera automatiquement et sans mise en demeure préalable :

1. La déchéance du terme de l’ensemble des sommes dues par le Client et leur exigibilité immédiate ;
2. La facturation au profit de Ekofiles d’un intérêt de retard au taux de la Banque Centrale Européenne (BCE) à son opération de refinancement la plus récente majorée de dix (10) points, assis sur le montant de l’intégralité des sommes dues par le Client, ainsi que d’une indemnité forfaitaire de 40 (quarante) € au titre des frais de recouvrement ;
3. A compter du septième (7e) jour suivant l’échéance du premier terme impayé, la suspension des Services en cours jusqu’au complet paiement de l’intégralité des sommes dues par le Client.

7. Obligations, responsabilités et garanties du Client

Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes, les Utilisateurs s’engagent à respecter les obligations qui suivent.

7.1

Le Client est seul responsable de l’utilisation des Services, plus particulièrement (i) de l’utilisation des Services par les Utilisateurs eux-mêmes et de leur respect des présentes Conditions Générales, dont il se porte garant, (ii) de ses relations avec ses clients et les Utilisateurs, notamment tous différends ou litiges ayant pour cause ou origine l’utilisation des Services et (iii) des relations qu’utilisent les Utilisateurs entre eux dans le cadre de leur utilisation des Services.

La responsabilité de Ekofiles ne pourra en aucun cas être engagée à ce titre.

7.2

Le Client est seul responsable du respect des lois et règlements en vigueur applicables à son activité.

Il est également seul responsable du bon accomplissement de toutes les formalités notamment administratives, fiscales et/ou sociales et de tous les paiements de cotisations, taxes ou impôts de toutes natures, qui lui incombent en relation avec son utilisation des Services.

En particulier, il est seul responsable du respect des dispositions des conventions collectives applicables à son secteur d’activité et de ses obligations de déclarations et de versements de cotisations auprès de l’URSSAF ou de tout autre organisme de recouvrement de cotisations et contributions sociales en France et à l’étranger.

La responsabilité de Ekofiles ne pourra en aucun cas être engagée à ce titre.

7.3

Le Client est seul responsable du traitement des données à caractère personnel pouvant être collectées dans le cadre de l’utilisation des Services par le Client. A cet égard, il s’engage à effectuer toutes déclarations et/ou demandes d’autorisation et autres démarches éventuellement nécessaires auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) ou de toute autre autorité de contrôle compétente.

Ekofiles n’intervient à cet égard qu’en qualité de sous-traitant et met en œuvre les moyens nécessaires au maintien de la sécurité et de la confidentialité desdites données.

7.4

Le Client déclare avoir pris connaissance des caractéristiques, des fonctionnalités et des contraintes, notamment techniques, de l’ensemble des Services, qu’il est informé de la configuration technique nécessaire à leur utilisation par les Utilisateurs, qu’il a reçu de Ekofiles tous conseils, instructions et précisions qui lui sont nécessaires pour souscrire au Contrat en toute connaissance de cause, qu’il dispose ainsi d’une connaissance suffisante des Services et qu’il a, préalablement aux présentes,
suffisamment échangé avec Ekofiles pour s’assurer que les Services correspondent à ses attentes, besoins et contraintes.

7.5

Le Client reconnaît que les Services lui offrent une solution supplémentaire, non alternative, de gestion de personnels, ainsi que de gestion de la paie de leurs salaires et que cette solution ne saurait se substituer aux autres moyens dont il peut disposer par ailleurs pour atteindre le même objectif.

7.6

Le Client est informé et accepte que la mise en œuvre des Services nécessite que les Utilisateurs soient connectés à internet et que la qualité des Services dépend directement de cette connexion, dont le Client est seul responsable.

7.7

Le Client garantit Ekofiles contre toutes plaintes, réclamations, actions et/ou revendications quelconques que Ekofiles pourrait subir du fait d’un manquement par le Client ou les Utilisateurs de l’une quelconque de ses obligations ou garanties aux termes des présentes.

Il s’engage à indemniser Ekofiles de tout préjudice qu’il subirait et à payer tous les frais, charges et/ou condamnations que Ekofiles pourrait avoir à supporter de ce fait.

8. Responsabilité et garantie de Ekofiles

8.1

Ekofiles s’engage à fournir les Services avec diligence et selon les règles de l’art, étant précisé qu’il pèse sur elle une obligation de moyens, à l’exclusion de toute obligation de résultat, ce que le Client reconnaît et accepte expressément.

8.2

L’intervention de Ekofiles est limitée à la seule fourniture des Services décrits à l’article 5, à l’exclusion de tous autres. A ce titre, le Client reconnaît et accepte que les Services lui sont fournis personnellement, Ekofiles n’entretenant aucune relation avec les Utilisateurs ou tout autre tiers et ne leur fournissant aucun service. Le Client s’oblige à mettre Ekofiles hors de cause dans tous différends ou litiges entre lesdites personnes et à faire son affaire personnelle de leur résolution.

8.3

Le Client reconnaît et accepte expressément que Ekofiles n’intervient pas dans l’organisation de la planification des équipes au sein des Établissements concernés, ni dans la mise en œuvre de la paie de leurs salaires.

A cet égard, l’utilisation des Services est de la seule responsabilité du Client, qui s’oblige à mettre hors de cause Ekofiles dans tous différends ou litiges pouvant intervenir dans ces domaines et à faire son affaire personnelle de leur résolution.

8.4

Ekofiles n’a pas connaissance des informations et messages fournis par les Administrateurs aux Employés par l’intermédiaire de la Solution, sur lesquels elle n’effectue aucune modération, sélection, vérification ou contrôle d’aucune sorte et à l’égard desquels il n’intervient qu’en tant que prestataire d’hébergement. Le Client s’oblige à informer sans délai Ekofiles de toutes plaintes qui lui parviendraient directement à ce sujet. Ekofiles sera seul juge des actions à mettre en œuvre dans ce
cas, en sa qualité d’hébergeur.

8.5

Ekofiles s’engage à faire ses meilleurs efforts pour assurer la sécurité de la Solution et des Comptes Etablissements. Elle garantit l’exclusivité d’accès des Utilisateurs aux Comptes Établissements correspondants et s’interdit d’en communiquer le contenu à tout tiers.

La responsabilité de Ekofiles ne saurait toutefois être engagée en cas d’introduction malveillante sur l’espace de stockage réservé au Client, dès lors qu’il n’est pas démontré que les mesures de sécurité qu’elle a mises en place étaient gravement défaillantes.

En outre, Ekofiles ne saurait être tenue responsable de tout manque de vigilance de la part des Utilisateurs dans le maintien de la confidentialité de leur identifiant et de leur mot de passe

8.6

Ekofiles s’engage à n’utiliser les informations, documents, données et plus généralement tous les éléments qui pourront lui être transmis dans le cadre des présentes qu’aux fins d’exécution des présentes. Elle s’engage à ne pas diffuser ou partager ces éléments avec quelque tiers que ce soit, sauf demande ou accord exprès du Client.

Ekofiles s’interdit ainsi notamment d’utiliser ces données à des fins de prospection ou de sollicitation commerciale.

8.7

Ekofiles certifie qu’elle est titulaire d’une police d’assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle. Elle s’engage à maintenir en vigueur cette police d’assurance pendant la durée du Contrat.

8.8

Ekofiles ne garantit pas au Client que les Services, soumis à une recherche constante pour en améliorer notamment la performance et le progrès, seront totalement exempts d’erreurs, de vices ou défauts. En tout état de cause, Ekofiles se réserve la faculté d’interrompre momentanément l’accès aux Services pour des raisons de maintenance.

De même, Ekofiles ne saurait être tenue responsable des difficultés ou impossibilités momentanées d’accès aux Services qui auraient pour origine des circonstances qui lui sont extérieures, la force majeure, ou encore qui seraient dues à des perturbations des réseaux de télécommunication.

8.9

En tout état de cause, la responsabilité susceptible d’être encourue par Ekofiles au titre des présentes est expressément limitée aux seuls dommages directs avérés subis par le Client à raison de son utilisation des Services, à l’exclusion de tous dommages indirects, commerciaux, financiers ou moraux.

En outre, dans l’hypothèse où la responsabilité de Ekofiles serait engagée pour de tels dommages directs, les dommages et intérêts dus par Ekofiles au Client ne pourront pas excéder un montant supérieur aux montants facturés par Ekofiles pour la fourniture des Services ayant entraîné sa responsabilité durant les six (6) mois précédant la survenance du dommage prétendu. La responsabilité de Ekofiles ne pourra au demeurant être engagée que si le Client a émis une réclamation, par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai d’un mois suivant ladite survenance.

9. Propriété intellectuelle de Ekofiles

Le présent Contrat ne confère au Client aucun droit de propriété intellectuelle sur la Solution, ainsi que sur les systèmes, logiciels, structures, infrastructures, bases de données et contenus de toute nature (textes, images, visuels, musiques, logos, marques, base de données, etc.) la composant et exploités par Ekofiles. Le Client ne dispose sur ces éléments que d’une licence d’utilisation, dans les conditions définies aux présentes.

En conséquence, tous désassemblages, décompilations, décryptages, extractions, réutilisations, copies et plus généralement, tous actes de reproduction, représentation, diffusion et utilisation de l’un quelconque de ces éléments, en tout ou partie, sans l’autorisation de Ekofiles sont strictement interdits et pourront faire l’objet de poursuites judiciaires.

10. Protections des données personnelles traitées par Ekofiles

Dans le cadre de l’exécution de ses missions, Ekofiles a accès à des données ayant un caractère personnel au sens de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après, la « Loi Informatique et Libertés ») et/ou est amené à les traiter, en qualité de sous-traitant, pour le compte du Client, agissant en qualité de responsable de traitement (ci-après, les « Données Personnelles »).

Dans ces conditions, Ekofiles s’engage à respecter toute la réglementation en vigueur et notamment les dispositions de la Loi Informatique et Libertés, ainsi que celles du règlement européen 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « Règlement »), qui entre en vigueur le 25 mai 2018.

10.1. Les Données Personnelles et catégories de personnes concernées

Les Données Personnelles ne seront accédées et traitées que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution par Ekofiles de ses missions telles que précisées aux présentes.

10.2. Les données personnelles des salariés de Ekofiles traitées par le client

Dans le cadre de l’exécution de la relation contractuelle, le Client est amené à traiter des données personnelles de salariés de Ekofiles. Ces données personnelles sont : les noms, prénoms, leur numéro de téléphone portable professionnel, l’adresse postale professionnelle et leur email professionnel. Le client s’engage à traiter les données personnelles des salariés de Ekofiles en conformité avec la loi Informatique et Liberté n°78-17 modifiée et la réglementation Européenne applicables en matière de
protection des données personnelles.

10.3. Mesures techniques et organisationnelles mises en place

Ekofiles prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles en vue de prévenir, leur destruction, détérioration, modification, perte, divulgation ou accès de façon accidentelle, non-autorisée ou illégale et toute forme de traitement illégal.

Les mesures de sécurité prises par Ekofiles respecteront les réglementations en vigueur et seront proportionnelles aux risques représentés par le traitement et la nature des Données Personnelles à traiter, en prenant en considération l’état de l’art en matière de mesures de sécurité pour protéger ces données et les frais de mise en application de ces mesures.

10.4. Confidentialité

Ekofiles s’assure que toute personne physique, agissant sous son autorité, et qui a accès à des Données Personnelles, ne les traite que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution de ses missions. A cet égard, Ekofiles s’assure que ses employés, agents, ou toute autre personne autorisée à accéder et à traiter les Données Personnelles pour son compte s’engagent à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale de confidentialité appropriée.

Ekofiles s’engage à garder les Données Personnelles confidentielles et convient de ne pas les révéler à des tiers sans avoir d’abord reçu l’accord préalable et écrit du Client.

10.5. Recours à un sous-traitant

Le Client autorise Ekofiles, agissant en qualité de sous-traitant, à engager des sous-traitants pour remplir ses obligations contractuelles en vertu des présentes Conditions, à condition que chaque sous-traitant soit lié par les mêmes obligations en matière de protection des données que celles contenues dans les présentes Conditions, en particulier pour ce qui est de présenter des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

10.6. Instructions et demande d’informations

Ekofiles traitera de manière appropriée et dans les plus brefs délais, toutes les instructions et demandes de renseignements émanant du Client portant sur le traitement effectué.

Si, selon son jugement raisonnable, Ekofiles ou un sous-traitant considère que le traitement de données personnelles peut enfreindre une loi, une règle ou un règlement ou si Ekofiles ou un sous-traitant, est contraint de se conformer à une requête légale de données personnelles, Ekofiles informe rapidement le Client de cette violation potentielle ou de la requête. Selon le cas, Ekofiles peut suspendre ou modifier le traitement à la lumière de la loi, de la règle ou du règlement applicable et/ou se conformer à cette requête légale, dans chaque cas sans faute ou responsabilité à cet égard, nonobstant les instructions du Client ou les présentes Conditions.

Ekofiles s’engage à corriger, effacer, verrouiller, mettre à jour toutes Données Personnelles dès qu’il en reçoit l’instruction du Client.

En outre Ekofiles apportera toute sa collaboration au Client en cas de demande d’information ou de contrôle des traitements effectués par tout organisme tel que la CNIL.

10.7. Notification et assistance

Afin de permettre au Client de notifier la CNIL de toute survenance d’une violation de Données Personnelles dans les délais impartis, Ekofiles s’engage à informer par écrit le Client de toute survenance d’une telle violation dans un délai de 24 heures suivants la découverte de cette violation.

Dans ce cadre, Ekofiles s’engage à coopérer avec le client afin de lui permettre de disposer des informations requises par les articles 33 et 34 du Règlement.

Dans l’hypothèse où le traitement de Données Personnelles opéré est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques et où le Client doit réaliser une « analyse d’impact relative à la protection des données » ou une « consultation préalable », conformément aux articles 35 et 36 du Règlement, Ekofiles s’engage à lui apporter toute assistance nécessaire afin que le Client puisse remplir les obligations qui lui incombent.

10.8. La tenue d’un registre des catégories d’activités de traitement

Ekofiles déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client conformément à la Loi Informatique et Libertés et à l’article 30 du Règlement.

10.9. Le transfert de données personnelles

En principe, Ekofiles ne transfère pas les données personnelles qu’elle traite en dehors de l’Espace économique européen.

Cependant, dans le cadre de l’exécution de ses missions telles que définies par les présentes Conditions, Ekofiles a recours à certains prestataires situés aux Etats-Unis, notamment en ce qui concerne des sauvegardes. Les Etats-Unis ont des normes légales de protection des données personnelles moins strictes que celles applicables en France.

Pour assurer un niveau protection des données personnelles équivalent à celui dont elles bénéficient en France, Ekofiles a recours à des prestataires ayant conclu des clauses contractuelles types élaborées par la Commission européenne. Une copie de ces clauses peut vous être adressée sur demande auprès du DPO dont les coordonnées sont les suivantes : contact@ekofiles.com – Ekofiles déclare que l’ensemble des moyens informatiques utilisés pour le traitement des données est localisé sur le territoire de l’Union européenne.

Ekofiles s’interdit de transférer ces moyens informatiques en dehors du territoire de l’Union européenne.

10.10. Garantie et plafond de responsabilité

Ekofiles s’engage à garantir et à tenir le Client indemne contre toute condamnation judiciaire qui pourrait être mise à sa charge en raison d’un manquement de Ekofiles à ses obligations découlant de la présente clause ou de la réglementation applicable.

10.11. Obligations des parties

Le Client s’engage à :

• Fournir à Ekofiles les Données Personnelles nécessaires à l’exécution des Conditions ;
• Veiller, au préalable et pendant la durée du traitement, au respect par Ekofiles des obligations prévues par les dispositions applicables ;

Ekofiles s’engage à :

• Informer dans les meilleurs délais le Client de tout manquement à ses obligations ;
• Mettre en application toutes les mesures nécessaires pour garantir le respect par son personnel des obligations relatives aux Données Personnelles ;
• Mettre à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations, définies par l’article 10 des présentes Conditions, en matière de protection des Données Personnelles ;
• A cesser, au terme de la relation qui le lie au Client, quelle qu’en soit la raison, tout nouveau traitement des Données Personnelles non nécessaire à la bonne exécution de ses missions et, au choix du Client, à effacer ou retourner au Client l’intégralité des Données Personnelles.

Cependant, Ekofiles a des obligations légales, règlementaires et contractuelles de conserver des documents pour des durées parfois plus longues. Ces données personnelles continueront à être soumises aux termes des présentes.

11. Confidentialité

Chacune des parties s’engage à garder strictement confidentiels tous les documents et informations de nature juridique, commerciale, industrielle, stratégique, technique ou financière qui lui auront été désignés comme confidentiels par l’autre partie, dont elle aurait eu connaissance à l’occasion de la conclusion et de l’exécution du Contrat, et à ne pas les divulguer sans l’accord écrit préalable de l’autre Partie.

Cette obligation ne s’étend pas aux documents et informations :

• Dont la Partie qui les reçoit avait déjà connaissance ;
• Déjà publics lors de leur communication ou qui le deviendraient sans violation du présent accord ;
• Qui auraient été reçus d’un tiers de manière licite ;
• Dont la communication serait exigée par les autorités judiciaires, en application des lois et règlements ou en vue d’établir les droits d’une Partie au titre du présent contrat.

Cette obligation de confidentialité s’étend à l’ensemble des salariés des Parties ainsi qu’à leurs affiliés, sous-traitants et cocontractants, notamment aux Utilisateurs. Elle continuera à produire ses effets pendant trois (3) ans à compter de la fin du Contrat.

12. Prestataire extérieur

Le Client est informé et accepte expressément que Ekofiles pourra recourir à tout prestataire, fournisseur ou sous-traitant de son choix pour obtenir les moyens nécessaires à l’exécution des Services et/ou confier à tout prestataire, fournisseur ou sous-traitant de son choix l’exécution de tout ou partie des Services. Ekofiles pourra communiquer au partenaire, fournisseur ou sous-traitant concerné tous les documents, éléments, données et informations nécessaires à cette fin. Ekofiles restera en tout état de cause seule responsable de la bonne exécution des Services et de ses obligations à l’égard du Client.

13. Liens et sites tiers

Ekofiles ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de la disponibilité technique de sites internet ou d’applications mobiles exploités par des tiers (y compris ses éventuels partenaires) auxquels les Utilisateurs accéderaient par l’intermédiaire du Site.

Ekofiles n’endosse aucune responsabilité au titre des contenus, publicités, produits et/ou services disponibles sur de tels sites et applications mobiles tiers dont il est rappelé qu’ils sont régis par leurs propres conditions d’utilisation.

Ekofiles n’est pas non plus responsable des transactions intervenues entre les Utilisateurs et un quelconque annonceur, professionnel ou commerçant (y compris ses éventuels partenaires) vers lequel les Utilisateurs seraient orientés par l’intermédiaire du Site et ne saurait en aucun cas être partie à quelques litiges éventuels que ce soit avec ces tiers concernant notamment la livraison de produits et/ou services, les garanties, déclarations et autres obligations quelconques auxquelles ces tiers sont tenus.

14. Durée

Les Services sont souscrits par le Client sous la forme d’un abonnement d’une durée annuelle ou mensuelle. Le choix de la période d’abonnement ainsi que sa date de commencement sont immédiate dès la souscription des Services.

L’abonnement est réputé souscrit pour une durée d’un an à compter de la date d’acceptation des présentes conditions.

Cet abonnement se renouvelle ensuite tacitement pour une même durée d’un an ou d’un mois (égale à la durée initialement souscrite), de date à date, sauf dénonciation effectuée par le Client ou Ekofiles, par tout moyen écrit utile, au plus tard un (1) mois avant la fin du terme en cours pour un abonnement d’une durée annuelle, ou au plus tard cinq (5) jours avant la fin du terme en cours pour un abonnement d’une durée mensuelle, ou dans les conditions prévues à l’article 6.1.

Toute période d’abonnement entamée est due dans son intégralité, quelle que soit sa durée.

15. Résiliation

En cas de manquement par l’une des parties à ses obligations au titre du Contrat, l’autre partie pourra résilier le Contrat quinze (15) jours après réception par la partie défaillante d’une mise en demeure, restée sans effet, mentionnant l’intention de faire application de la présente clause, sans préjudice de tous dommages et intérêts qui pourront être réclamés à la partie défaillante.

16. Fin de contrat

À la fin du Contrat, pour quelque cause que ce soit, le Client et les Utilisateurs devront cesser sans délai toute utilisation de la Solution et des Services. Il est de la responsabilité du Client de s’assurer de la sauvegarde, par les Utilisateurs concernés et notamment les Administrateurs, Masters ou Planificateurs des données résultant de leur utilisation des Services, notamment celles accessibles sur les Plannings à la date de fin du Contrat ainsi que les éléments de paies. Le Client est informé que la cessation du Contrat, pour quelque cause que ce soit, entraîne la suppression du Compte Client et des Comptes Établissements, trente (30) jours à compter de la date de cessation effective du Contrat.

17. Élection de domicile

Pour l’exécution des présentes, le Client élit domicile à son adresse, telle qu’enregistré lors de l’ouverture du Compte Client. Ekofiles élit domicile à son siège sociale sis au 27 rue de Lisbonne 75008 Paris. Les Parties s’engagent à s’informer mutuellement de tout changement d’adresse par tout moyen écrit utile et notamment par e mail.

18. Loi applicable et juridiction

Les présentes Conditions Générales ainsi que le Contrat sont régis par la loi française.

En cas de contestation sur la validité, l’interprétation, l’exécution et/ou des présentes Conditions Générales et/ou du Contrat, les parties conviennent que les tribunaux de Paris seront exclusivement compétents pour en juger.